Lleoliad:
Conference Room 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Iau, 22 Mehefin 2017
Amser: 11.00 -
12.30
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Elisabeth Jones, Prif Gynghorydd Cyfreithiol Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Head of Human Resources |
|
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|
Eraill yn bresennol |
Cafwyd ymddiheuriadau gan Gareth Watts (Pennaeth Llywodraethu ac Archwilio). Croesawodd y Bwrdd Catharine Bray, y Pennaeth Cyllid dros dro, a oedd yn arsylwi'r cyfarfod.
Datganodd Chris Warner ei fuddiant ar gyfer yr eitem ar amrywiaeth a chynhwysiant am ei fod yn ymddiredolwr/Cyfarwyddwr Anweithredol yn Chwarae Teg.
Bydd Craig Stephenson yn drafftio nodyn am drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 25 Mai yn gywir.
Cafodd Holly Pembridge ei chroesawu i'r cyfarfod a chyflwynodd yr adroddiad naratif, a fyddai'n cyd-fynd â'r data dadansoddi ar gyfer y gweithlu, recriwtio a chyflog pan gâi ei gyflwyno i'r Comisiwn gytuno arno yn yr hydref. Roedd yr adroddiad yn pontio'r cyfnod adrodd rhwng y Cynllun Cydraddoldeb a oedd yn dod i ben, a'r Strategaeth Amrywiaeth a Chynhwysiant newydd ar gyfer y Pumed Cynulliad.
Bydd y Tîm Amrywiaeth a Chynhwysiant yn darparu'r Bwrdd â'r data a'r cynllun gweithredu ar gyfer y Strategaeth yn ystod mis Gorffennaf, ac roedd y Tîm yn cydweithio'n agos â phenaethiaid gwasanaeth i ddiffinio amcanion y cynllun gweithredu a'u hymgorffori yng nghynlluniau'r gwasanaethau.
Roedd yr adroddiad blynyddol drafft yn adlewyrchu cwmpas eang ac ansawdd y gwaith a gynhaliwyd ar draws y sefydliad i sicrhau corff seneddol cynhwysol i'r staff a'r rhai sy'n defnyddio'r gwasanaethau. Roedd yr uchafbwyntiau'n cynnwys yr ymgyrch i godi ymwybyddiaeth ynghylch iechyd meddwl a llesiant yn y gweithle, cadw gwobrwyon a chydnabyddiaethau allanol (megis IiP, Stonewall, Y Gymdeithas Awtistiaeth Genedlaethol a Gwobr Rhagoriaeth mewn Gwasanaeth Action on Hearing Loss) a gwaith lefel uchel ynghylch Asesiadau Effaith Cydraddoldeb.
Mae'r adroddiad hebyd yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn barhaus, gan gynnwys datblygiad parhaus rhwydweithiau'r gweithle, Asesiadau Effaith Cydraddoldeb lefel uchel a chanolbwyntio eto ar ymgorffori'r Cynllun Gweithredu BME mewn gwaith ehangach.
Gwnaeth y Bwrdd Rheoli argymhellion ar yr adroddiad drafft, gan gynnwys:
· cyfuno naratif ymgysylltu'r gwaith allgymorth a gwaith y pwyllgorau i ddangos y cysylltiad yn narpariaeth y gwasanaethau;
· sicrhau bod yr adroddiad wedi'i alinio gydag adroddiad blynyddol a chyfrifon y Comisiwn, a bod cyd-gysylltu rhwng yr hyn a nodir a'r polisi recriwtio a'r cynllun gweithredu BME. Craig Stephenson a Holly i drafod sedd ar y grŵp cyfeirio i wella gwaith y cynllun gweithredu BME.
· Non Gwilym a Holly i wella'r ffocws ar gyfraniad Amrywiaeth a Chynhwysiant; a
· cynnwys gwybodaeth am yr hyn y mae'r sefydliad eisoes yn ei gyfrannu at ymgyrch y Rhuban Gwyn, a'r wythnos Amrywiaeth a Chynhwysiant ym mis Gorffennaf.
Gofynnodd y Bwrdd, pan fydd ystadegau'r gweithlu ar gael, iddynt lywio rhai o'r camau gweithredu ar gyfer y dyfodol.
Croesawodd y Bwrdd Nerys Evans i'r cyfarfod i gyflwyno drafft y degfed Adroddiad Amgylcheddol Blynyddol. Dangosodd yr adroddiad duedd parhaus wrth i'r Cynulliad leihau ei effaith ar yr amgylchedd â chynnydd da o ran cyrraedd y targedau ar gyfer 2021 a osodir yn y cynllun cynaliadwyedd pum-mlynedd cyfredol.
Roedd y ffocws yn y cyfnod dan sylw ar fonitro a dadansoddi'n well i nodi cyfleoedd i wneud arbedion ar sail effeithlonrwydd. Roedd meincnodi yn rhan allweddol o'r broses a byddai gwaith yn cael ei barhau yn 2017-18 i feincnodi gyda'r seneddau datganoledig eraill. Mae'n debygol y byddai'r Cynulliad yn symud i gael tystysgrif amgylcheddol ISO 14001.
Roedd y Bwrdd yn cydnabod ei bod yn angenrheidiol cydbwyso'r gost ar gyfer cyrraedd y targedau lleihad gyda'r gwaith o wneud gwelliannau i gynaliadwyedd ac, ar hyn o bryd, roedd rhaglen waith y Gwasanaeth Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau yn canolbwyntio ar wella drwy ddiweddaru neu adnewyddu offer hŷn ag offer mwy effeithlon wrth iddynt dynnu at ddiwedd eu hoes; meincnodi; rheoli a chynnal a chadw'n effeithiol.
Gwnaeth y Bwrdd Rheoli sylwadau ar y drafft a gwnaed argymhellion, gan gynnwys:
· adolygu sut y mae'r Cynulliad yn cymharu â sefydliadau tebyg eraill, er enghraifft Llywodraeth Cymru, mewn perthynas â'r defnydd o gerbydau; ac
· egluro'r cynnydd mewn defnydd o ddŵr ar gyfer y cyfnod dan sylw i fod yn gysylltiedig â chynnydd yn nifer y staff ac ymwelwyr.
Diolchodd y Bwrdd i Matthew Jones am ei waith yn paratoi'r adroddiad, a gâi ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 17 Gorffennaf.
Darparodd Manon Antoniazzi amlinelliad o'r trafodaethau a gafwyd yn y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ynghylch gosodiad pabi y Weeping Window a'r gwaith o ofyn i sefydliadau weithio gyda'r Cynulliad i ddarparu gwirfoddolwyr i ryngwynebu cwsmeriaid. Roedd Giles Ballisat (Rheolwr Prosiect Lleoliadau) wrthi'n cwblhau'r materion cyfreithiol o ran gweithio â gwirfoddolwyr.
Darparwyd y wybodaeth ddiweddaraf am strategaeth y gyllideb o gyfarfod y Comisiwn ar 12 Mehefin. Oherwydd y pwysau ariannol sylweddol ar y gyllideb a datblygiadau annisgwyl, gwnaeth swyddogion, ynghyd â'r Llywydd a Suzy Davies AC yn ei rôl fel prif Gomisiynydd ar strategaeth y gyllideb, ystyried cynigion i reoli costau prosiectau, gan ystyried ymarferoldeb a risgiau, a sicrhau gwell eglurder mewn perthynas â chapasiti a chyfeiriad.
Darparodd y Bwrdd fewnbwn ar y pwysau yn ystod y flwyddyn, sut y gellid rheoli hynny a'r effaith ar y strategaeth ar gyfer ariannu yn y dyfodol.
Rhoddodd Non Gwilym amlinelliad o'r adroddiad a lansiwyd ar 21 Mehefin gan y Tasglu Digidol, a oedd yn cynnwys nifer o argymhellion ynghylch sut y cyflwynodd y Cynulliad gymaint o'r wybodaeth a'r cynnwys a gynhyrchwyd i'n cynulleidfaoedd. Roedd y pwyslais yn adlewyrchu'r ffordd y mae pobl bellach yn cymryd eu newyddion a’u gwybodaeth mewn gwahanol ffyrdd ac i raddau helaeth ar lwyfannau digidol.
Diolchodd Non i'r sawl a gyfrannodd at yr adroddiad. Ynhyd â'i thîm, roeddent yn ystyried sut y cafodd y wybodaeth ei chrynhoi'n effeithiol i adlewyrchu anghenion cynulleidfaoedd y Cynulliad a sut i gynllunio a gweithredu'r argymhellion. Byddai grid cyfathrebu yn cael ei ddefnyddio yn holl gyfarfodydd y Bwrdd Rheoli yn y dyfodol.
Mae'r Bwrdd Archwilio a Sicrwydd Risg wedi trafod y berthynas rhwng y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a'r Bwrdd Rheoli yn dilyn yr adroddiad archwilio mewnol ar effeithiolrwydd.
Bydd y Prif Weithredwr a'r Cyfarwyddwyr yn rhoi rhagor o ystyriaeth i hyn ac yn cyflwyno'r drafodaeth i'r Bwrdd Rheoli wedi hynny.